Office Administrator in Berlin

Ubeeqo

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Job Description

Für Berliner Carsharing-Team mit 70 Internationals suchen wir den tollsten Office Administrator der Welt (m/w) in Vollzeit.

Das machst du:

  • Du behältst den Überblick über alles, was im Büro gebraucht wird und arbeitest eng mit dem Finance & Culture Department zusammen
  • Du stellst sicher, dass immer genügend Getränke, Snacks und sonstige schöne Dinge vorhanden sind, die deine Kollegen glücklich machen
  • Du lebst unsere Firmenkultur 100% & bist das Ubeeqo-Gesicht für alle Besucher
  • Du managst unsere Reisekostenerstattung
  • Du bist der Garant dafür, dass unser Büro zu jeder Zeit ein toller Ort ist und bleibt
  • Du unterstützt unsere Personalabteilung in Admin-Tätigkeiten
  • Du kümmerst dich darum, dass interne und externe Meetings gut organisiert sind

Das bringst du mit:

  • Du sprichst Deutsch & Englisch fließend (weitere Sprachen wie Französisch, Spanisch oder Italienisch sind ein großes Plus)
  • Du kannst Projekte wuppen und exzellent priorisieren
  • Du hast bewiesen, dass du in einem flexiblen Umfeld sinnvolle Strukturen schaffen kannst
  • Du bist ein Problemlöser, kannst um die Ecke denken und findest selbständig gute Lösungen
  • Am Computer und im Internet fühlst du dich mehr als zuhause und bringst Erfahrung mit Excel mit
  • Du bist ein Team-Player mit Führungsqualitäten

Wir bieten dir:

  • eine super Atmosphäre, in der auch der Spaß nicht zu kurz kommt
  • Einblicke und Erfahrung in einem schnellwachsenden Technologie-Startup
  • 26 Urlaubstage pro Jahr
  • Flexibilität bei der Einsatzplanung und Rücksichtnahme auf dein Studium
  • ein cooles Büro am Ostbahnhof
  • Club-Mate, Kaffee & Müsli für deine tägliche Stärkung
  • ein monatliches Carsharing-Budget für Ubeeqo

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Ubeeqo has one mission: revolutionize the way we move, with progressive technology and impressive ease and access. Ubeeqo strives to offer carsharing solutions to both individuals and companies. Founded in 2008 and expanding in Europe, Ubeeqo is a fast growing technology company, part of Europcar Mobility Group. This is our time. It’s time to ride!

For our Berlin office with around 70 people we're searching for an Office Manager in full time (40h):

About the job

  • Managing office supplies & working closely together with our Finance and People&Culture team
  • Make sure we never run out of food, drinks, stationary and all of those things that keep your colleagues happy
  • Live our positive office culture & be the face of the company to all visitors
  • Managing our travel expense process
  • Make sure our office always is a nice place by reminding your collegues to keep it clean & managing the quality of our cleaning provider
  • Ownership for the ongoing office inventory, always knowing what's needed
  • Managing all office-related suppliers and being the central point of contact for them
  • Administrative support for human resources
  • Managing meeting rooms, organizing internal events to boost team productivity

Here’s What It Takes

  • Fluent English & German (other languages like French, Italian, Spanish are a strong asset)
  • Good project management skills & ability to prioritize
  • Experience in establishing structures in an fast changing and flexible environment
  • Problem solver mentality, being able to find solutions by your own
  • Great computer skills, Proficient in MS Office (Word, Excel is a must)
  • Excellent organizational and multitasking abilities
  • A team player with leadership skills

Your benefits with us:

  • 26 vacation leave days per year
  • A result-driven but also fun company culture, a company that is overall rapidly changing with your input
  • A cool office at Berlin Ostbahnhof
  • Water, club mate, coffee and cereals for a smooth start in your day
  • A monthly budget for our Ubeeqo carsharing service

 

About Ubeeqo

  • Logistics

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